درباره نظام پیشنهادها

 مقدمه :

در آموزه های دینی ما به کرات به امر شور و مشورت تاکید شده و به طرق مختلف همگان به امر مهم شور و مشورت یعنی استفاده از خرد جمعی فرا خوانده شده­اند که مصادیقی از آن آیه شریفه "و شاورهم فی الامر"  و همچنین آیه شریفه  "و امرهم شورا بینهم"  می باشد.

فلاسفه و دانشمندان نیز هر کدام در اهمیت و اعتبار خرد جمعی سخن های فراوانی گفته­اند بطوریکه برای بشر امروز جای شک و شائبه­ای باقی نمانده است.

مروری بر تجارب گرانسنگ گذشتگان نیز نشان می­دهد که  بشر در هر مقطعی که جهت انجام امری و یا اتخاذ تصمیمی از خرد جمعی و بسیج همگانی استفاده نموده، نتایج بسیار خوبی را به دست آورده است.

جامعه­ای که تمامی اعضای آن به عنوان مشاوری دلسوز و امین با حفظ شئونات آن در تمامی موارد جامعه احساس مسئولیت کنند، جامعه شاداب، فعال، پویا و غیر قابل وصفی را رقم خواهد زد که باید مشخصات آن را در مصداق مدینه فاضله جستجو نمود که در آن صورت از الطاف الهی نیز بهره­مند خواهد شد.

در سازمانهایی که کارکنان خود را در اداره سازمان خود سهیم می­دانند و با ارائه پیشنهادهای مختلف مداوم در جهت بهبود فرآیندها، کاهش هزینه­ها، افزایش رضایت مشتریان حرکت می­نمایند معمولاً خطاها و فساد اداری به شدت کاهش و کارآیی و اثربخشی فعالیتهای سازمان افزایش می­یابد، کارکنان از اموال و دارایی­های سازمان خود به شدت محافظت نموده و هرگونه خلاء احتمالی سریعاً توسط افراد حاضر تکمیل می­گردد، بطوریکه هرگز خللی در فعالیتها بروز نمی نماید.

نظام پیشنهادها یکی از ابزارهای مهم مدیریت مشارکتی می باشد که در کشورهای پیشرفته جهان، به عنوان عامل بسیار مهمی در جهت پیشبرد اهداف سازمان ها محسوب می گردد که در شرکت گاز استان تهران نیز با حمایت های مدیریت محترم شرکت، نظام پیشنهادها جهت دریافت پیشنهادهای کارکنان و همچنین ذینفعان شرکت مستقر گردیده و با استفاده از تمامی ابزارهای لازم اقدام به دریافت، بررسی و در نهایت اجرای پیشنهادها می نماید.

نظام پیشنهادها چیست ؟ (Suggestion System) :

Suggest در لغت به معنی اظهار عقیده و پیشنهاد کردن آمده است و  SystemSuggestion به معنی نظام پیشنهادها در مباحث مدیریت مشارکتی به کار رفته است نظام پیشنهادها تکنیکی است که از طریق آن می توان به یافته های ذهنی و اندیشه سرمایه های انسانی در حل مسایل و ایجاد سوالات جدید و راه حل های بهینه دست یافت . به عبارت دیگر ، نظام پیشنهاد ها ، فرمانبرداری از دانایی و به گردش انداختن اندیشه ها است. نظام پیشنهادها ، چیزی به وجود نمی آورد بلکه امکان می دهد تا کارکنان از طریق تفکر ، بارور گردند و در نتیجه سازمان به پیشرفتهای حیرت انگیز نایل آید .

در یک تعریف کلی، نظام پیشنهادها، سیستمی است که ضمن ایجاد بسترهای مناسب جهت بروز اندیشه ها، نظرات اعضای یک جامعه را دریافت، بررسی و  با استفاده از مکانیزم های موجود این پیشنهادات را به مرحله اجرا می گذارد.

فلسفه وجودی نظام پیشنهادها:

فلسفه بنیادی نظام پیشنهادها بر این اساس استوار است که هر کاری که توسط فردی انجام می شود هرگز کاملترین و بهترین نحوه انجام آن کار نیست، بلکه همیشه این امکان وجود دارد که کار با روش های بهتر و با کارایی و اثربخشی بیشتر انجام شود. از این رو نظام پیشنهادها به عنوان یکی از ابزارهای مدیریت مشارکتی در جهت بهبود عملکرد سازمان از طریق بکارگیری خرد جمعی و ذهن های خلاق کارکنان در جهت پیشبرد اهداف سازمان به کار گرفته می شود.

 تاریخچه نظام پیشنهادها :

 اولین قدم برای تشویق کارکنان جهت ارایه پیشنهاد در راستای بهبود کار، توسط آقای "آلفردکروپ" در کارخانه فولادسازی "کروپ آلمان" در سال 1867 میلادی برداشته شده است. سپس در سال 1880 میلادی اولین برنامه تشویق کارکنان در مؤسسه کشتی‌سازی "ویلیام‌دنی و برادارن" در انگلستان به اجرا گذاشته شد. در اوایل قرن بیستم، سیستم ارایه پیشنهاد در آمریکا و در برخی از شرکت‌های صنعتی از جمله (NCR) و کارخانه ((Bile و پاره‌ای دیگر از صنایع به کار گرفته شد. این سیستم بعد از جنگ جهانی دوم مانند بسیاری از سیستم‌ها و تکنیک‌های مدیریت در آمریکا به کار گرفته شد و هم‌اکنون در بیش از 90% شرکت‌های درجه اول آمریکا سیستم پیشنهادها اجرا می‌شود و همه‌ساله بهترین پیشنهاد دهندگان سال از دست رییس‌جمهور این کشور لوح یادبود و جوایزی دریافت می‌کنند.

پس از جنگ جهانی دوم نظام پیشنهادها توسط سازمان آموزش‌های صنعتی و نیروی هوایی آمریکا در ژاپن معرفی شد. به علاوه بازدید مدیران اجرایی ژاپن از آمریکا و مشاهده نتایج موفقیت حاصل از نظام پیشنهادها روند اجرایی آن را در صنایع ژاپن تسریع بخشید.

امروزه این نظام به عنوان نظام کایزن (بهبود مستمر) در صنایع ژاپن به حدی پیشرفت کرده است که سرانه پیشنهاد کارکنان به عنوان یکی از پارامترهای ارزیابی میزان موفقیت شرکت‌ها محسوب می‌شود. لازم به ذکر است هم اکنون نظام پیشنهادها در اکثر شرکت های موفق داخلی وجود دارد.

تعاریف واژه ها

تعریف پیشنهاد :

پیشنهاد به فکر و اندیشه ای گفته می شود که در صورت اجرا موجب تغییر و تحول مثبت، حل مسائل، بهینه سازی امور، اصلاح روشهای موجود و در نهایت افزایش بهره وری گردد.

قابل توجه اینکه پیشنهادهای بسیار کوچک که گاهاً به نظر پیشنهاد دهنده حتی قابل طرح نمی­باشد، در نظام پیشنهادها از اهمیت ویژه ای برخوردار می باشد و همچنین میتوان در این خصوص مصداق را ضرب المثل "قطره قطره جمع گردد وانگهی دریا شود" قرار داد.

 تفاوت ایده و پیشنهاد :

ایده، فکر یا اندیشه ای است که مطرح می شود ولی ساز و کار و جزییات آن مطرح نمی گردد در صورتی که پیشنهاد نظری است که در آن جزییات و روش اجرا نیز مطرح شده است.

انواع پیشنهاد :

الف) از نظر ماهیت :

پیشنهادهای کمی: پیشنهادهایی که مزایای حاصل از اجرای آن به سادگی قابل محاسبه می باشد.

پیشنهادهای کیفی: پیشنهادهایی که مزایای حاصل از اجرای آن به سادگی قابل محاسبه نمی باشد.

ب) از نظر پیشنهاد دهنده:

1- پیشنهاد فردی: پیشنهادهایی است که توسط یک فرد مشخص ارایه می گردد.

2-پیشنهاد گروهی: پیشنهادهایی می باشد که توسط گروهی از افراد مطرح می شود و این پیشنهادها از اهمیت ویژه ای برخوردار می باشد.

ویژگی های پیشنهاد مفید :

در نظام پیشنهادها، ویژگی هایی برای پیشنهادهای مفید تعریف شده که به شرح ذیل می باشند:

1- پیشنهاد در راستای اهداف کلان و امور کاری مرتبط با شرکت باشد.

2- پیشنهاد در صورت اجرا موجب صرفه جویی در هزینه ها، بهبود کیفیت خدمات و یا بهبود روش های کاری (کوتاه نمودن زمان انجام کارها) گردد.

3- ارایه پیشنهاد همراه با مستندات کافی و حاوی توضیحات منطقی و شفاف باشد.

4- پیشنهاد همراه با ارایه راهکارهای کامل باشد.

5-  پیشنهاد جنبه تذکر و یادآوری صرف برای انجام کار نباشد.

6-  موضوع پیشنهاد جدید بوده و جزء وظایف جاری و یا برنامه های آتی اعلام شده نباشد.

رویکردهای نظام پیشنهادها:

الف) استفاده مؤثر از نظرات کارکنان و بکارگیری آن در بهینه سازی امور

ب) اهمیت دادن به منابع انسانی

ج) جلب حمایت کارکنان و افزایش علایق سازمانی ایشان

 فواید اجرای نظام پیشنهادها:

فوایدی که از استقرار نظام پیشنهادها حاصل می گردد بسیار زیاد بوده ولی تعدادی از این فواید به شرح ذیل می باشد :

1)   توسعه روابط صمیمانه کارکنان با مسئولین شرکت

2)   توسعه سلامت اداری

3)   افزایش میزان تعهد کارکنان  به سازمان

4)   احساس راحتی بیشتر برای بیان نظرات و انتقادات

5)   افزایش تمایل کارکنان به قبول مسئولیت بیشتر

6)   کاهش مقاومت کارکنان در برابر تغییر

7)   تسریع و تصحیح تبادل اطلاعات بین بخشهای مختلف

8)   افزایش فرهنگ بهره وری

9)   افزایش صرفه جویی در هزینه های شرکت

10) ایجاد هم افزایی(سینرژی) در شرکت

11) احساس همسویی اهداف مدیریت و کارکنان

اهداف نظام پیشنهادها :

اهدافی که نظام پیشنهادها آنها را دنبال می کند به شرح ذیل می باشد :

1-  تلاش در حفظ و بالا بردن حرمت و ارزش کارکنان

2-  پدید آوردن موجبات فضای آزاد و سالم برای طرح و نقد اندیشه

3- افزایش سطح  دامنه آگاهی ها و توانایی های کارکنان

4- پدید آوردن فضای مناسب جهت شکوفا شدن اندیشه ها

5- بهره گرفتن از افکار و تجربیات کارکنان از طریق افزایش تعلق و وابستگی به شرکت

6- فراهم کردن فضای مناسب برای مسئولیت پذیری افراد

7-   آشکار نمودن توانمندی های کارکنان به منظور ارائه خدمات اثر بخش

8-  برقراری روابط مناسب همراه با احترام متقابل میان کارکنان

9-  فراهم آوردن موجبات مشارکت هرچه بیشتر کارکنان در اداره شرکت

10- ایجاد احساس نیاز به تغییر در جهت بهبود امور